家庭友善彈性工作 微軟香港科技管理維持高效
2019/10/11 04:12:50 網誌分類: 生活
下午走進微軟香港偌大的辦公室，卻發現不多員工坐在座位上。細問之下，原來不少員工可以自主選擇上班時間和模式，送孩子上學後在家中、咖啡廳內完成工作，實現「一機在手走天涯」。彈性工作固然是許多打工仔夢想，但同時也是管理層管理工作效率的一道難題。團隊有數百人的微軟香港，便是善用自家軟件，以科技協助管理。
互信為先上下一心
「讓員工自主工作模式，才能讓他們全心投入事業，所以我們容許員工在任何時間及地點工作。」許珮雯指，公司不奉行金睛火眼的微型管理，企業互信先行，才能上下一心。
但放手非放任，如是者，便要利用軟件加數據分析。在個人層面，微軟Office365早幾年推出的生產力分析工具MyAnalytics，只要員工打開電腦工作，系統便會收集數據，並將過去一周工作整合成回顧報告，讓員工知悉自己的工作規律，從而調整工作模式，增加效率。為保密起見，報告只會供個人參考。
擔任新職位前，主管微軟人力資源的許珮雯，則視MyAnalytics為提升效率的良伴，檢視工作時間分佈、緊密合作夥伴的合作比例。程式當中一項，便是檢視自己在開會時用了多少時間寫電郵，從而提醒自己善用時間，「比例高的時候，便會為自己響起警號，究竟自己開會時專不專心？或者根本去了一些毋須出席的會議？」
要知道整體團隊是否有效工作，讓員工手動填寫問卷、自我評價的方式已經過時。在企業層面，許珮雯稱，會以Workplace Analytics整合部門員工時間分配數據，加上Power BI將數據化為可視圖表，來協助團隊改善工作效率，「我絕不希望銷售團隊將時間浪費在不斷填表格上。用數據整合，便可以看到部門工作時間是用來見客、還是處理文書工作居多，從而針對式加強培訓。」
大數據固然有助掌握員工工作規律，但許珮雯稱，平衡員工私隱也相當重要，「如果團隊少於五個人，他們的資料便不會顯示在總數據之上，因為我們不想任何人從數據中，揣測這些工作數據的主人。」
科技雖然是管理良伴，但管理始終是一門以人馭人的藝術。微軟香港在前年不僅將有薪產假及侍產假，由十星期及三日，分別大幅提高至二十星期及六星期，也推出四星期的有薪家庭照顧假，讓員工在緊急時索取，以照顧患病家人及近親。除福利優厚之外，許珮雯相信要達至成功管理，還需要有同理心理解同事難處，才能成功帶領團隊。
根據世界經濟論壇統計，全球超過一半女性依然認為科技行業是男性主導。但在微軟香港，女性整體員工佔逾百分之四十，更主導半數領導層職位，除了許珮雯外，微軟香港及澳門區總經理及財務總監之位，均由女性擔大旗。要達至團隊多元，她相信首先便是要打破性別定型，主張有能者居之，「只要有進步空間及視野，認同公司理念，不分男女亦能做得出色。」
能者居之無分男女
作為管理層，許珮雯又如何與員工有效溝通，做到下情上達呢？她以微軟理念「讓全球所有人及組織成就不凡」（to empower every person and every organization on the planet to achieve more）為例，指企業同樣需要成就及尊重員工，才能百花齊放。所以溝通上，她指切忌從上而下、一言堂式交代命令，而是彼此平等以理服人，「同樣公司向上發展，不會只歸功於管理層，而是確保每一個同事能發揮所長。」
人工智能助企業發展
微軟香港期望，建基於發展愈趨成熟的雲端服務上，進一步以人工智能協助企業穩步發展。
微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯指出，隨着過去幾年雲端平台Azure發展成熟，微軟香港除了會進一步協助企業將數據放上雲端、做好遺失資料的災後恢復備份工作外，未來也會在此基礎上，利用人工智能，協助精簡企業工作流程。
許珮雯以微軟香港協助客戶設定電話客服中心為例，現時顧客對客服有不滿意時，通常會由中心作事後跟進，但顧客往往會忘記當中細節，「所以有人工智能協助，便能將當時對話、內容、語氣轉化成文字及數據，作為日後公司內部培訓或評價參考。」
企管達人 本報記者
■微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯。
■微軟近年積極拓展AI應用在不同層面，圖為微軟與其他公司合作推出的AI健康檢測應用程式。
■員工打開電腦工作，MyAnalytics便會收集數據，並將過去一周工作整合成回顧報告。網上圖片
■微軟容許員工自主選擇上班時間和模式，在家中或咖啡廳內完成工作。資料圖片
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