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印章公司管理不善的風險及防範

2022/10/31 22:15:19 網誌分類: 生活
31 Oct

在企業的日常管理中,雖然每個企業都非常重視印章,但與印章管理相關的問題仍然層出不窮。 這是因為在很多企業家心中,關於印章的錯誤意見太多了,比如:用偽造印章簽訂的契约與公司無關; 為了方便私刻多枚印章,公司想認就認,不想認就不認; 如果偽造印章的人已被判刑,公司可相應免除責任; 如果印章公司被盜,偷印章的人應該承擔責任……這些錯誤的認識為企業埋下了“無限期炸彈”。 接下來,筆者就公司印章管理不善帶來的風險以及如何防範提出了自己的拙見,以引起更多關注。
1、印章管理不善帶來的風險
(1)印章被盜或密封。
該公司很長一段時間都沒有發現印章被盜,這在實踐中很少發生,但印章被盜的情况也很多。 公司會對此負責嗎? 根據《最高人民法院關於審理經濟糾紛案件中涉嫌經濟犯罪若幹問題的規定》第五條的規定, “行為人私刻組織關防或者擅自使用關防、業務介紹信或者加蓋公章的空白合同簽訂經濟合同的,組織有明顯過錯,過錯與受害人經濟損失存在因果關係的,組織應當承擔經濟損失賠償責任如果印章被盜或使用,顯然是管理不善的結果。公司必須有過錯。如果給他人造成損失,則應根據上述規定承擔賠 償責任。
(2)印章是偽造的。
原則上,使用偽造關防簽署的合同無效,但以下情况除外:
1.公司內部管理混亂,導致交易對方無法準確判斷相關人員在簽訂合同時使用的印章是否真實。 近年來,包括民生銀行和中國農業銀行在內的幾家金融機構都出現了“蘿蔔章”,這反映了內部財務管理體系混亂的現實。 如果其他人使用公司印章來處理現時混亂的管理局面,如果協力廠商行為善意且無過錯,那麼確實有理由相信偽造關防的一方擁有代理權。 即使關防是假的,也可以構成表面代理,聲稱契约有效。 如果協力廠商發現關防是偽造的,交易的相對人沒有代理權,則可以請求撤銷,這無疑會給公司帶來不必要的交易風險。
2.公司法定代表人和授權委託人使用偽造印章簽訂合同。
《民法典》第61條規定,“法定代表人以法人名義進行的民事活動的法律後果應由法人承擔。公司章程或法人授權對法定代表人代表的限制不得對抗善意相對人”。 對於相對人而言,法定代表人使用私人印章不屬於應審查的風險。 對方有理由相信法定代表人的行為代表了公司。 如果契约檔案包含偽造印章和法定代表人簽名,則沒有爭議。 《民法典》第490條規定,如果當事人以契约的形式訂立契约,當當事人簽字、蓋章或按指紋時,契约成立。 在簽字、蓋章或按指紋之前,一方已經履行了主要義務,契约在另一方接受時成立。 “公司本身的法定代表人是代表法人行使權力的人,其簽名和關防具有同等效力,均代表公司。

3)存在多個密封件並同時使用。
如果公司持有不止一個印章,即使其持有的印章與記錄的印章不一致,也不能以前述原因為契约失敗辯護。 以下是一個真實案例:
重慶群州公司成立雲南分公司時,明確梁玉林為雲南分公司負責人。 梁某使用偽造的重慶群州公司印章向朱惠德出具委託書。 朱惠德受委託使用偽造的印章與王天雄簽署項目建設協定及相關結算書。 隨後,王天雄起訴要求履行相關協定。 一審中,重慶群州公司提出梁某、朱某涉嫌偽造印章。 在刑事訴訟過程中,法院應暫停審理民事案件。 辯護理由未得到法院支持,雲南省高院在二審判决中支持了王天雄的訴訟請求。 重慶群州公司不服,向最高人民法院申請再審,並在三审期間提交了梁某、朱某的刑事判決書。 然而,最高法院認為,重慶群州公司知道並承認雲南分公司的存在以及梁某代表分公司的經營活動,而梁某有權委託朱某開展經營活動,梁某接受委託與他人簽訂合同,合同履行的後果由重慶群州公司承擔。 最終,認定群州公司知悉涉案關防的存在和使用,但未採取任何措施防止對方利益受到損害,使用關防簽訂的契约應視為重慶群州公司的行為,重慶群州公司的三审申請被駁回。 剛才,我們只是以施工過程為例。 如果偽造的關防用於貸款,更有可能給公司帶來毀滅性打擊。
簡而言之,如果公司有多個印章甚至假印章,如果公司的外部印章不是唯一的,或者公司以明示或暗示的管道承認使用假印章,公司不得聲稱用公司印章簽署的契约對公司沒有約束力。
2、印章管理的獨特性是印章管理體系的覈心。
嚴格來說,公司印章管理不善所面臨的法律風險不僅是前三種,而且一般來說,所有風險都是圍繞一個問題產生的,即印章的唯一性。 囙此,管理印章的唯一性是印章管理的覈心。 具體而言,應採取以下措施:
1.建立專用印章管理制度,明確保管人職責,
2.建立印章使用台賬,編制印章使用申請表,按照印章管理制度履行審批程式。
3.加强項目部印章和部門印章的使用管理,限制其使用和使用審批程式,明確項目部印章不得用於對外契约、對外承諾、證明等資料,必要時通知相關方使用許可權。
4.禁止在空白的介紹信、空白紙張、空白收據等空白檔案上加蓋公章。
5.公司部門或項目部發生變更或註銷時,印章使用管理部門必須及時接管部門印章和印章使用記錄。
6.企業遇到偽造本組織或項目部印章的情况,如果是本組織人員,應及時制止。 如果無法制止,或者是本組織以外的人員,應當採取以下措施:一是及時向公安機關報案,追究造假者的法律責任; 事實上,在相關報紙上發佈澄清聲明,及時告知潛在客戶; 最後,應及時通知偽造契约的對方,要求終止合同,或與對方簽訂新合同。 對方不配合的,應當及時提起訴訟,請求確認合同無效或者解除合同。

一般來說,關防在外部代表公司,是公司權力的象徵。 囙此,嚴格的印章管理制度是公司治理的第一步,也是確保公司安全運營的最低要求。 確保印章的唯一性是印章管理的覈心要求。 企業有必要通過建立科學規範的管理體系來實現這一目標,從而實現企業規範經營的管理目標。

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