主播看世界——兩分鐘處事法則
2007/05/30 00:00:00 網誌分類: 寫作 30 May
政府分階段監管濫發電子訊息，相信可以減輕人們被垃圾電郵和推銷電話騷擾的機會。可是不少日理萬機的香港人，每天還是要處理數百，甚至過千的電郵和短訊，單是回覆電郵最少也要花上半天，直接拖累日常工作效率。 管理專家大衛．艾倫（David Allen）提出的兩分鐘處事法則，甚具參考作用。艾倫認為，工作壓力和生產力是反向關係，愈能輕鬆面對工作，心無旁騖全情投入，工作會達到最佳效果。要令自己工作輕鬆，首先要有效為工作分類和歸檔，避免被雜碎的工作積壓。 回覆電郵可能是舉手之勞，但要處理電郵所涉及的工作卻不輕鬆。艾倫建議應用兩分鐘法則去判斷工作如何執行。如果兩分鐘內可處理的事，就由自己馬上執行；如果需要超過兩分鐘時間，就要問問自己，有沒有更適合的同事或上司去處理這件事，如有，就分配給他們跟進；若不緊急又需要超過兩分鐘時間由自己處理，就可以拖延，待有時間才做。 今天的事今天做。當然，多作前瞻性的計畫，也可減輕工作壓力。處理工作的輕重緩急可根據六個層面去考慮，最底層是現時的行動，第二層是現時的計畫，第三層是工作負責範疇，第四層是兩年內目標，第五層是五年內的願景，最高層是人生。理想又健康的工作安排，當然是六個層次也能平衡發展。 張慧慈 
